AdministratorInnen verwalten und pflegen die Daten der Schule und haben erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten. Sie sind die zentralen AnsprechpartnerInnen für SchoolUpdate OÖ an der Schule.
LehrerInnen können Nachrichten, Hausaufgaben, Listen und Empfehlungen für jene Klassen erstellen und bearbeiten, denen sie zugeordnet wurden. Als KlassenlehrerIn oder Klassenvorstand bzw. -vorständin stehen ihnen noch weitere Funktionalitäten und Berechtigungen zur Verfügung.
Eltern/Erziehungsberechtigte sind (vor allem bei jüngeren SchülerInnen) die ersten AnsprechpartnerInnen für die Schule. Bei älteren SchülerInnen werden ihre LehrerInnen ihnen vielleicht bereits viele organisatorische Dinge direkt kommunizieren (siehe Rolle „SchülerInnen“).
Bei dieser Rolle unterscheidet man zwischen Primärkontakt (HauptansprechpartnerIn / AntwortgeberIn für die Schule) und einem oder auch mehreren Sekundärkontakten (Erziehungsberechtigte, die mitlesen dürfen). Eltern bzw. Erziehungsberechtigte haben die Möglichkeit, die Abwesenheiten ihrer Kinder zu melden bzw. einzusehen, Nachrichten an LehrerInnen zu senden, Hausaufgaben, Listen und Empfehlungen für ihre Kinder einzusehen und zu bestätigen und Einladungen zum Elternsprechtag zu erhalten.
SchülerInnen können fast alle Funktionalitäten verwenden, die auch Verwandte nutzen. Sie können Nachrichten senden, Hausaufgaben, Termine, Listen und Empfehlungen einsehen und bestätigen. Nachrichten und Listen können dabei gezielt nur an sie gerichtet sein, ohne dass Erziehungsberechtigte diese Inhalte einsehen können.
Geht eine Nachricht an SchülerInnen UND deren Erziehungsberechtigte, so können nur die Erziehungsberechtigten (der Primärkontakt) eine Antwort stellvertretend für die ganze Familie geben. Abwesenheiten können SchülerInnen ebenfalls einsehen – ob sie diese auch melden dürfen, muss außerhalb von SchoolUpdate OÖ als klare Regel festgelegt werden.
Natürlich kann SchoolUpdate OÖ auch ohne Nutzung der SchülerInnenrolle verwendet werden: Sämtliche Funktionen für die Kommunikation zwischen Eltern und Schule stehen auch dann zur Verfügung, wenn die SchülerInnenrolle nicht eingesetzt wird.